Ce documente conține un dosar de resurse umane?

Există o serie de formulare și articole care intră în dosarul de resurse umane al unui angajat. Unele dintre aceste forme sunt menținute în scopuri legale. Altele sunt depuse din cauza politicilor și protocolului companiei. Managerii de resurse umane păstrează, de asemenea, evidențe personale ale angajaților pe parcursul carierei lor. Companiile mici pot alege să scaneze toate sau o parte din documentele angajaților pentru a crea fișiere electronice. În acest fel, fișierele nu sunt la fel de predispuse la daune cauzate de incendiu, apă sau furt.

Documente legale

Proprietarii de întreprinderi mici trebuie să păstreze anumite documente legale pentru angajați. Un exemplu este formularul I-9, care verifică faptul că un angajat poate lucra legal în Statele Unite. De asemenea, compania poate păstra o fotografie a permisului de conducere a angajatului și a cardului de securitate socială ca documentație suplimentară pentru statutul său juridic. Mai mult, angajaților li se cere de obicei să completeze formularele W-4 în ziua în care își încep lucrările, care sunt incluse în dosarele lor de resurse umane. Aceste formulare arată numărul de scutiri de impozite personale solicitate de un angajat.

Documente legate de job

Departamentele de resurse umane păstrează CV-urile și aplicațiile angajaților în dosare. Aceste articole sunt de obicei trimise atunci când un angajat solicită un loc de muncă. Compania păstrează aceste înregistrări în cazul în care trebuie să verifice istoria unei persoane. Un alt document legat de job păstrat într-un folder de resurse umane este descrierea postului unui angajat. Acesta este un rezumat al responsabilităților angajatului, care sunt de obicei împărțite în diferite funcții, cum ar fi gestionarea angajaților, lucrul cu colegii, comunicarea și cunoștințele tehnice.

Documente legate de performanță

Analizele de performanță sunt alte documente importante păstrate în dosarele de resurse umane. Păstrarea înregistrărilor evaluărilor sau recenziilor de performanță ale angajaților poate ajuta la protejarea companiilor de procese. De exemplu, o afacere mică se poate confrunta cu un proces de reziliere nedrept din partea unui fost angajat. Proprietarul afacerii poate dovedi mai bine că rezilierea s-a datorat performanței dacă a menținut copii ale evaluărilor de performanță ale angajatului. În mod similar, înregistrările acțiunilor disciplinare sau scrierile pot fi păstrate în dosare.

Alte documente

Angajatorii păstrează, de asemenea, evidența sau prezența angajaților, premiile și istoricul medical în dosarele cu resurse umane. Înregistrările de prezență permit managerilor să stabilească dacă un angajat a depășit zilele de boală sau de vacanță. Adesea, companiile oferă premii periodice angajaților, care pot fi păstrate și la dosar. Aceste premii pot include promoții de vânzări „angajatul lunii” sau recunoaștere specială. Înregistrările medicale sunt de obicei păstrate pentru a asigura conformitatea cu anumite legi ADA, care se referă la Legea americană cu dizabilități. Departamentul de resurse umane poate crea un dosar separat pentru evidența medicală în scopuri de confidențialitate.


$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found