crayhats.com

Nu ești singurul proprietar de întreprindere mică care înăbușă o senzație fizică tulburătoare atunci când auzi cuvântul „scrie”. Ești negociator, cercetător, mediator, agent de vânzări, rezolvator de probleme și factor de decizie - printre mulți alți talenți - dar „scriitor”? Nu, mulțumesc. Dar țineți acel antiacid. Dacă trebuie să scrieți un raport de evaluare al unei organizații, ar trebui să fiți încurajat să știți că procesul este mult mai mult decât scrierea efectivă. De fapt, scrisul este doar o mică parte a mixului.

Clarificați-vă mai întâi scopul

Scrierea este întotdeauna mai ușoară atunci când ai un sens clar al scopului. Gândește-te la asta: când ești blocat sau ți-ai pierdut drumul, este de obicei pentru că ai pierdut din vedere unde mergi sau de ce.

Din aceste motive, luați ceva timp pentru a vă planifica evaluarea și a clarifica:

• Ce așteptați să realizeze sau să accelereze evaluarea? Cu alte cuvinte, de ce o faci în primul rând? De ce este important să te angajezi? * Cine este publicul principal? Bancheri? Investitori potențiali? Ar putea fi doar dumneavoastră - nu este un lucru mic dacă încercați să evaluați o organizație pentru a cumpăra, fuziona sau forma un parteneriat.

• De ce tipuri de informații aveți nevoie pentru a vă formula evaluarea? * Din ce surse și persoane vor proveni aceste informații?
• Cum veți colecta informațiile - interviuri față în față, observații, chestionare, focus grupuri? * Care este termenul dumneavoastră?

Luați în considerare tipul de evaluare

O altă informație care vă ajută evaluarea să prindă cont înainte de a începe să scrieți este tipul de evaluare pe care doriți să o formulați. Trei tipuri sunt cele mai frecvente:

• Evaluarea bazată pe obiective, în care ați încadra măsura în care o organizație își îndeplinește obiectivele și obiectivele. Evaluarea bazată pe rezultate, în care te străduiești să descoperi dacă organizația reușește să producă rezultatul predeterminat. Evaluarea bazată pe proces, în care ideea este de a studia Cum organizația funcționează. Din suprafață, este posibil să nu pară cea mai interesantă sau convingătoare dintre cele trei abordări. Dar imaginați-vă cum s-ar schimba conținutul în cazul în care organizația se află sub foc pentru că nu a îndeplinit așteptările clienților; suferă o schimbare maritimă în direcția sa fundamentală; sau se clatină pentru un concurent.

Urmați o schiță sensibilă

Niciun raport nu „se scrie singur”. Ar fi înșelător de ușor. Dar o schiță sensibilă vă va ajuta să prezentați informațiile menționate anterior într-un mod lizibil și convingător:

• Un rezumat executiv de trei până la cinci pagini, în care dezvăluiți scopul evaluării, precum și o prezentare generală a metodelor, constatărilor și concluziilor dvs. * O previzualizare a întrebărilor principale care au ghidat evaluarea dvs.

• Metode de evaluare, adică o explicație a metodologiei dvs. și o dezvăluire completă și onestă a oricăror limitări din cercetarea dvs. De exemplu, problemele de rechemare pot fi o problemă pentru unii intervievați și ar trebui să fie dezvăluite pe deplin.

• Descoperirile dvs., care probabil vor fi un amestec de informații calitative și cantitative. În acest moment, este inteligent să începi să te gândești la ceva Cum pentru a vă prezenta concluziile într-un mod care vă va implica cititorii. (Vă poate ajuta să vă gândiți la ce vă ajută să vă bucurați de lectură, cum ar fi imagini și ilustrații și diagrame și grafice utile.)

• Recomandările dvs., care ar trebui să fie extrem de specifice, practice și realiste - și susținute de dovezile pe care le-ați descoperit. * Anexă, un loc în care „vă trimiteți” cititorii pentru a intra în informații de susținere, cum ar fi orice chestionare, liste de verificare sau ghiduri de discuții.

Scrieți cu energie vizuală

Nu vă gândiți o secundă că cititorii dvs. se așteaptă la un produs „uscat”, plictisitor, doar pentru că cuvântul „raport” poate fi în titlu. Toate scrierile ar trebui să fie atractive, iar alte indicații ar trebui să vă ajute să vă însufleți scrierea:

• Acele ajutoare vizuale care vor evidenția informațiile cheie și, poate, vor rezuma cu abilitate ceea ce poate fi prea complex sau arcan pentru a fi prezentat doar cu text.
• Utilizarea anecdotelor care ajută la conducerea acelor puncte cheie. Cititorii se bucură de obicei de povești care ilustrează sau înfrumusețează punctele cheie. Subtitluri care vă vor ghida cititorii de la o secțiune importantă la alta. (Și ei te vor îndruma.) Citate extrase - cunoscute și sub numele de casete de citate - care pot atrage atenția asupra secțiunilor cheie ale textului.

Pune-te în pantofii cititorilor

Desigur, este foarte important să scrieți clar și concis, astfel încât să nu lăsați nicio îndoială cu privire la semnificația dvs. Ținerea publicului în minte este importantă, deși este imposibil să știi tot ce știu cititorii despre subiectul tău. În aceste cazuri, greșește din partea supraexplicării, mai degrabă decât a explicării insuficiente, deoarece cititorii bine informați pot sări peste informațiile pe care le consideră redundante.

Raportul dvs. poate trece prin mai multe versiuni nefinalizate, dar încercați să-l considerați timp bine petrecut. Chiar și scriitorii profesioniști agonisesc cuvintele și paragrafele - și găsesc confort în antiacide în timp ce își sculptează opera.