crayhats.com

Gestionarea cazurilor, indiferent de tipul de caz, oferă o oportunitate pentru un restant de productivitate. Aveți o conductă în care sunt introduse cazuri noi, în timp ce cazurile actuale rămân deschise în diferite etape ale procesării. Blocajele apar din cauza procedurilor ineficiente, a coordonării slabe a sarcinilor, a lipsei de comunicare și a situațiilor de criză care cresc cazuri noi sau procesarea lentă. Reducerea restanțelor ar putea fi un efort unic de gestionare a crizelor sau un plan de îmbunătățiri continue a fluxului de gestionare a cazurilor.

Evaluează și documentează

Trebuie să cunoașteți întinderea restantei înainte de a începe să planificați reducerea. Enumerați toate cazurile deschise și sarcinile importante care trebuie îndeplinite pentru a muta cazurile prin proces. Urmăriți cazurile deschise de la data deschiderii prin toate sarcinile finalizate și enumerați datele relevante atunci când sunt disponibile. După ce aveți o listă completă și o evaluare a restanței cazului, documentați restanța într-un raport și includeți un rezumat al informațiilor. Listează numărul de cazuri, cum ar fi totalul de cazuri deschise și câte sunt la fiecare etapă importantă a procesului. De exemplu, este posibil să aveți 350 de fișiere de cerere de admitere deschise, dintre care unele au nevoie de transcrieri și referințe și altele care se află într-un fișier de așteptare în așteptarea examinării.

Purgeți și grupați

Revedeți lista dosarelor deschise și identificați-le pe cele care pot fi închise cu puțin efort. Uitați-vă la cazurile care nu au prezentat nicio activitate pentru perioade prelungite sau la cele care implică termenele ratate de solicitanți. Revizuirea dvs. ar putea dezvălui cazuri care sunt efectiv închise, dar care nu au fost desemnate și depuse în mod corespunzător. O analiză poate identifica, de asemenea, cazurile care au probleme de eligibilitate, cum ar fi un solicitant care este prea tânăr pentru a fi luat în considerare. Grupați cazurile deschise rămase în funcție de starea sau următoarea sarcină așteptată. Categoriile pot include fișiere de dosare care așteaptă semnături de gestiune, dosare în așteptare pentru verificări de fond sau documentație lipsă. Gruparea cazurilor deschise face mai ușoară abordarea fiecărei categorii separat sau delegarea lucrării către alții pentru rezolvare rapidă.

Depanare

Revedeți procedurile și procesele pentru gestionarea cazurilor, inclusiv termenele recomandate de la deschidere la închidere. Identificați cauza restanțelor sau a blocajului. Poate aveți 10 manageri de cazuri care alimentează zeci de cazuri către trei închizători. Dosarele de caz care se deplasează prin diferite unități fără supraveghere sau responsabilitate pot provoca o întârziere. O creștere a criminalității și o lipsă de personal poate provoca o întârziere în cauzele judiciare. O întârziere în cererile de refinanțare a creditelor ipotecare ar putea fi norma și pare rezistentă la eforturile de reducere. Înțelegerea modului în care apare restanța vă va ajuta să dezvoltați un plan de reducere.

Planificați și implementați

Elaborați un plan de reducere a restanțelor de cazuri, pe baza evaluării, depanării și revizuirii politicilor și procedurilor actuale. Colaborați cu alți angajați sau unități pentru a obține detalii. Includeți o cronologie recomandată pentru gestionarea cazurilor, stabiliți obiective de procesare și închidere a cazurilor și coordonați disponibilitatea consumabilelor și materialelor necesare. Asigurați întâlniri periodice și comunicare între personalul care îndeplinește sarcini de gestionare a cazurilor. Creați un proces de supraveghere a gestionării cazurilor, cum ar fi un formular pentru angajare pentru a semna în fiecare etapă a procesului și notificarea închiderii cazurilor. Solicitați rapoarte periodice de gestionare a cazurilor, astfel încât restanțele să fie identificate și abordate rapid. Implementați planul de reducere a restanțelor notificând în prealabil persoanele implicate și oferind copii scrise ale planului.